OLEH :DRS DJOKO PURWANTO, M.B.A
Komunikasi
Verbal
Apa yang dimaksud dengan
komunikasi verbal? Komunikasi verbal (verbal communications) merupakan salah
satu bentuk komunikasi yang lazim digunakan untuk menyarnpaikan pesan-pesan
bisnis kepada pihak Iain melalui tulisan maupun lisaan. Bentuk komunikasi ini
memiliki struktur yang teratur dan terorganisasi dengan baik.
| Komunikasi Verbal |
Dalam dunia bisnis dapat dijumpai
berbagai macam contoh komunikasi verbal, misalnya:
Ø
Mernbuat dan mengirim surat teguran kepada
nasabah yang menunggak pernbayarannya.
Ø
Membuat dan mengirim surat penawaran harga
barang kepada pihak lain.
Ø
Membuat dan mengirirn surat konflrmasi barang kepada
pelanggan.
Ø
Membuat dan mengirim Surat pemesanan barang
(order) kepada pihak lain.
Ø
Membuat dan mengirim surat aduan (claim) kepada
pihak lain.
Ø
Membuat dan mengirim surat permintaan barang
kepada pihak lain.
Ø
Membuat dan mengirim surat penolakan kerja.
Ø
Membuat dan mengirim surat kontrak kerja kepada
pihak lain.
Ø
Memberi informasi kepada pelanggan yang meminta
informasi tentang produk-produk baru.
Ø
Berdiskusi dalam suatu tim kerja (teamwork).
Ø
Melakukan wawancara kerja dengan para pelamar
kerja di suatu perusahaan.
Ø
Mengadakan briqfing dengan staf karyawan.
Ø
Mengadakan pelatihan manajemen kepada para
manajer operasional/lini bawah.
Ø
Melakukan presentasi proposal pengembangan
perusahaan di hadapan tim penguji.
Ø
Melakukan teleconférence dengan pihak Iain.
Dalam dunia bisnis, seseorang
dapat saja mengekspresikan pc-:san-pesannya secara nonverbal (tidak rnelalui
tulisan atau lisan). Namun, ekspresi secara nonverbal memiliki suatu
keterbatasan dalarn mengkomunikasikan sesuatu kepada pihak lain. Sebagai
contoh, jika seseorang ingin rnembahas suatu kejadian masa lalu, ide atau
abstraksi, dia ridak bisa menggunakan ekspresi wajah atau bahasa tubuh untuk
menerangkannya. Sebaliknya, dia harus menggunakan bahasa verbal, atau dengan
kata lain dia perlu menyusun kata- kata dalam suatu pola yang memiliki arti
arau rnakna, baik dalam bentuk tulisan maupun lisan.
Melalui komunikasi lisan atau
tulisan, cliharapkan orang dapat memahami apa yang disampaikan oleh pengirim
pesan dengan balk. Penyampaian suatu pesan melalui tulisan dan lisan memiliki
suatu harapan bahwa seseorang akan dapat membaca atau mendengar apa yang
dikatakan pihak lain dengan baik dan benar.
Komunikasi bisnis yang efektif
sangat tergantung pada keterampilan seseorang dalarn mengirim maupun menerima
pesan. Secara umum, untuk mmyampaikan pesan-pesan bisnis, seseorang dapat
menggunakan tulisan dan iisan. Sedangkan untuk menerima pesan-pesan bisnis,
seseorang dapat menggunakan pendengaran dan bacaan.
berbicara dan menulis
Pada umumnya, untuk mengirirnkan
pesan-pesan bisnis, orang lebih senang berbicara ( speaking) daripada menulis
(writing) suatu pesan. Alasannya, komunikasi lisan relatif lebih mudah, praktis
(efisien), dan cepat dalam penyampaian pesan-pesan bisnis. Pada umumnya, bagi
para pelaku bisnis, penyampaian pesan-pesan bisnis dengan rulisan relatif
jarang dilakukan. Meskipun clemikian, bukan berarti bahwa komunikasi lewat tulisan
tidak penting. Hal ini karena tidak semua hal bisa disampaikan secara lisan.
Pesan yang sangat penting dan
kompleks, lebih tepat disampaikan dengan menggunakan tulisan. Adapun
bentuk-bentuk komunikasi tertulis clalam dunia bisnis mencakup antara lain
surat (macam-macam surat bisnis), memo, dan laporan
Mendengar dan Membaca
Meskipun buku ini lebih
menekankan pada bentuk komunikasi tulisan daripada lisan, perlu diingat bahwa
komunikasi yang efektif merupakan komunikasi dua arah. Orang-orang yang
terlibat dalam dunia bisnis cenderung lebih suka memperoleh atau menclapatkan
informasi daripada menyampaikan informasi. Untuk melakukan hal tersebut, mereka
rnemerlukan keterampilan mendengar (listening) dan membaca (reading).
Sayangnya, kebanyakan orang dalam
Clunia bisnis memiliki kemam-puan mendengar yang relatif lemah (kurang baik).
Sebagai contoh sederhana, ketika seseorang mengikuti seminar bisnis, maka
informasi yang dapat diserap dalam benak pikiran mungkin hanya setengah dari
yang diucapkan (itupun masih lumayan). Beberapa hari kemudian, pesan yang masih
dapat diingat mungkin tinggal seperernpatnya. Begitu pula halnya dengan
mahasiswa. Tatkala mengikuti kuliah, pada hari pertama mungkin banyak hal yang
didapatkan, dipahami, dan dimengerti. Namun, pada hari-hari berikutnya materi
yang masih dapat diingat, dipahami, dan dimengerti sudah semakin banyak
berkurang.
Dalam kaitannya dengan
keterarnpilan membaca, seseorang sering mengalami kesulitan dalam mengambil
pesan-pesan penting dari suatu bacaan. Hasil studi yang dilakukan oleh Irwin Ross pada tahun 1986 di majalah Fortune Amerika Serikat menunjukkan
bahwa kira-kira 38 persen dari orang dewasa mengalami kesulitan memahami iklan
di berbagai surat kabar, 14 persen kesulitan mengisi cek secara benar, 26
persen kesulitan dalam penjumlahan dan pengurangan dalam buku cek, dan sekitar
20 persen mengalami kesulitan membaca dengan baik.
Meskipun mendengar dan membaca
adalah hal yang berbeda, keduanya mernerlukan pendekatan serupa. Langkah
pertama adalah mencatat informasi yang berarti bahwa seseorang harus memusatkan
perhatian pada pembicaraan yang tengah berlangsung atau bahan yang sedang
dibacanya. Setelah dapat menangkap inti
pembicaraan atau bacaan, langkah selanjutnya adalah menafsirkan dan menilai
informasi. Langkah ini merupakan bagian terpenting dari proses mendengar.
Sarnbil melakukan penyaringan
suatu informasi, seseorang harus dapat memutuskan mana informasi yang penting
dan mana yang tidak penting. Suatu pendekatan yang dapat dilakukan adalah mencari
ide pokok (main idea) dan ide-ide pendukung ( supporting idea) secara rinci. jadi,
untuk dapat menyerap informasi dengan baik seseorang harus dapat berkonsentrasi
pada apa yang sedang dibaca atau didengar. Pekerjaan tersebut tentu saja bukan
tugas yang mudah, karena perlu suatu tindakan yang berulang-ulang, tidak sekali
jadi sebagaimana “bim salabim”
2. Komunikasi Nonverbal
Bentuk komunikasi yang paling
mendasar dalam komunikasi bisnis adalah komunikasi nonverbal (nonverbal communications).
Menurut teori antropologi, sebelum manusia menggunakan kata-kata, manusia telah
menggunakan gerakan-gerakan tubuh, bahasa tubuh (body language) sebagai alat
untuk berkomunikasi dengan orang lain. Berikut ini adalah beberapa contoh
perilaku yang menunjukkan kornunikasi nonverbal:
Ø
Menggertakkan gigi untuk menunjukkan kemarahan
(dalam bahasa jawa disebut getem-getem).
Ø
Mengerutkan dahi untuk rnenunjukkan seseorang
sedang berpikir.
Ø
Gambar pria atau Wanita yang dipasang di pintu
masuk toilet untuk menunjukkan kamar sesuai dengan jenis kelaminnya.
Ø
Berpangku tangan untuk menunjukkan seseorang
sedang rnelamun.
Ø
Tersenyum dan berjabat tangan dengan orang lain
untuk mewujudkan rasa senang, simpati, dan penghormatan.
Ø
Membuang muka untuk menunjukkan sikap tidak
senang atau antipasti
Ø
Menganggukkan kepala untuk menunjukkan tanda
setuju atau OK.
Ø
Berbicara clengan mengarnbil jarak agak menjauh
untuk menunjukkan bahwa lawan bicaranya belum begitu dikenal dengan baik
(using).
Ø
Menutup mulut dengan telapak tangan untuk
menunjukkan suatu kebohongan.
Ø
Telapak tangan yang terbuka untuk menunjukkan
kejujuran.
Ø
Tangan mengepal untuk menunjukkn penuh percaya
diri.
Ø
Gerakan kaki dan tangan secara tidak teratur,
bagaikan orang yang kedinginan untuk menunjukkan bahwa seseorang sedang grogi
(nervous).
Ø
Seseorang mengirimkan seuntai bunga kepada teman
yang meraih sukses bisnis untuk menunjukkan rasa simpati dan ucapan selamat
atas kesuksesan yang diraih.
Ø
Asbak di atas meja tamu untuk menunjukkan bahwa
tamu diperbolehkan merokok.
Ø
Simbol dilarang merokok yang terpasang di ruang
tamu untuk menunjukkan bahwa tamu dilarang merokok.
Ø
Ruang tunggu sebuah bank disediakan tanpa tempat
duduk untuk menunjukkan bahwa para nasabah akan dilayani dengan cepat tanpa
harus menunggu lama.
Pendek kata, dalam komunikasi nonverbal orang dapat mengambil suatu kesimpulan
tentang berbagai macam perasaan orang lain, balk rasa senang, benci, cinta,
rindu dan berbagai macam perasaan lainnya. Lagi pula, komunikasi nonverbal berbeda dengan komunikasi verbal di dalam Cara yang
cukup mendasar.
Pada umurnnya, bentuk komunikasi
nonverbal memiliki sifat yang kurang rerstrukrur yang membuat komunikasi
nonverbal sulir untuk dipelajari. Sebagai contoh, seseorang akan mengalami
kesulitan bila menyuruh orang lain untuk mengambil buku kerja di suatu rempat
yang terdapar beragam Warna maupun judul bukunya dengan menggunakan bahasa
nonverbal. Di samping itu, proses belaj ar yang dialami seseorang untuk dapat
melakukan perilaku nonverbal juga sulit clijelaskan. Tak seorang pun pernah
mengajari bagaimana bayi menangis, tersenyum, atau tertawa. Dan tak seorang pun
pernah belajar mengerutkan dahi, manakala jalan pikirannya buntu atau
terganggu. Begitu halnya orang berteriak histeris, manakala seseorang sedang
frustasi atau stres berat karena tak mampu menyelesaikan pekerjaan berat tepat
pada Waktunya.
Ada beberapa jenis komunikasi
nonverbal lainnya, seperti arti suatu warna dan gerak-isyarat tertentu, yang
akan bervariasi dari waktu ke waktu. Warna warna cerah yang ada di ruang-ruang
kantor, warna pakaian seragam kerja (uniform) para karyawan yang berbeda
antardepartemen (bagian) yang satu dengan departemen (bagian) lainnya dalam
suatu perusahaan. Di samping itu, bahasa isyarar yang sering ditunjukkan oleh
para karyawan yang sedang menyelesaikan pekerjaan di kantor, juga termasuk
salah satu bentuk komunikasi nonverbal. Komunikasi nonverbal juga lebih
bersifat spontan dibandingkan dengan kornunikasi verbal clalam hal penyampaian
suatu pesan. Pada umumnya, sebelum menyampaikan sesuatu, seseorang sudah
memiliki suatu rencana tentang apa yang ingin dikatakan. Misalnya, ketika seseorang
mengatakan “Tolong, bukakan pintu itu,” rnaka pada saat itu seseorang dengan
sadar telah mempunyai tujuan atau maksud tertentu. Tetapi, ketika seseorang
berkomuni- kasi secara nonverbal, ia seringkali rnelakukannya secara ridak
sadar. Contoh yang paling sederhana adalah mengerutkan clahi ketika sedang
memikirkan sesuatu, ekspresi wajah yang memerah karena ingin meluapkan
kernarahan, mondar-mandir tanpa tujuan yang pasti karena pikiran sedang kacau,
dan sejenisnya. Hal-hal tersebut merupakan sesuatu yang bersifat alami (mztunzb
dan tak pernah clirencanakan sebelumnya. Ekspresi seseorang baik senang dan
sedih, juga termasuk ke dalam komunikasi nonverbal.
 |
| Kumunikasi bisnis |
No comments:
Post a Comment